Organizzare un evento social non è facile: spazi, connessione, accoglienza, coordinamento non sono attività che chiunque può gestire. Spesso è partecipando ad eventi che fai tesoro delle difficoltà riscontrate per poter progettare il tuo. Ecco quindi che sulla base di alcune lamentele a seguito di un evento social poco riuscito per problemi tecnici/organizzativi, nascono questi 9 errori con i relativi 9 consigli da seguire per migliorare.

Organizzare un evento social: se non si cura il pre evento, preparati a un post evento come questo…

Il 26 settembre 2013 leggo questo aggiornamento di stato di Fabio Lalli:

Qualche giorno dopo, un Tweet di Futura Pagano:

Due professionisti di questo calibro (per sceglierne due tra i tanti) si lamentano online: pessima pubblicità, scontento generale, nessun tipo di interazione da parte degli organizzatori per giustificare l’accaduto. Certo, è sempre possibile migliorare, ma credo quindi sia necessario mettere i puntini sulle i e tentare un elenco che permetta a tutti di fare un check per evitare ‘frittate’.

Organizzare un evento social: 9 errori che si possono evitare applicando del semplice buon senso

Alcuni di questi errori ti sembreranno strani (com’è possibile non avere la connessione wi-fi in un evento social e digital?), eppure ancora troppo spesso sono errori comuni che determinano l’insuccesso di un evento social.

1) La connessione Wifi che manca o la scelta di creare eventi in aule bunker in cui, ovviamente, la connessione dati è assente

No, non ti farò la morale su quanto sia importante. Lo sai già che ormai viviamo connessi. Ti faccio però ragionare su quanto sia tu a perderci perché persone che non possono condividere, twittare, socializzare, contattare via web gli amici durante il tuo evento, rappresentano feedback inesorabilmente sprecati, un archivio di immagini bruciato, una possibilità gratuita di auto-promuoverti polverizzata. Pensaci bene.

2) La location è raggiungibile’ Perché non mi dici dove sei?

E per spazi intendo sia la location sia la fruizione della struttura. Mettiti nei panni di chi verrà all’evento. Fai almeno mentalmente il percorso aereo, auto, treno, piedi, verifica quanto tempo una persona ci mette a raggiungerti e indica loro anche questo! Se qualcuno ti raggiunge in auto? Hai suggerimenti per il parcheggio da dare? Magari qualche convenzione? In caso contrario il luogo è fruibile con mezzi pubblici? E per chi arriva da più lontano, hai previsto convenzioni sconti per il pernottamento e il trasporto? Perché non prevedi un servizio navetta? Accogliere è la parola d’ordine e allora perché trovarti sembra una caccia al tesoro?

3) Cartellonistica mancante

Aiuta il tuo pubblico a orientarsi con frecce e cartelli durante il tuo evento social.  Le persone vogliono sentirsi autonome e capire subito dove sono e dove devono andare, odiano sentirsi incapaci e disorientate. Per questo i percorsi interni, dall’ingresso alla registrazione, all’indicazione di aule (se si tratta di convegni multidisciplinari) è un aspetto delicato da curare nei minimi dettagli

4) Accoglienza mancante

Individuare chiaramente lo staff è fondamentale, rendi i tuoi collaboratori visibili e istruiscili bene su tutto! Troppe volte domande banali non hanno risposta. Accogliere significa anche prevedere zone relax  ampie per permettere a chi è intervenuto di scambiare due chiacchiere in tranquillità

5) servizi e “coccole” mancanti: dai qualche attenzione al tuo pubblico che faciliti la fruizione dell’evento?

È inverno? Bene: perché non prevedi un servizio per appoggiare giacche e giacconi, i tuoi ospiti saranno più liberi di muoversi. Lo sai anche tu che l’emergenza numero oggi a un evento è quella di caricare il proprio telefono. Hai previsto, ad esempio, delle prese multiple per facilitare questo servizio?

6) Non tutti ci saranno tutto il giorno

Pensa anche a loro e definisci i tempi dei singoli interventi. Indica a che punto sono con una comunicazione just in time: nome e cognome del relatore che sta parlando, orario termine e programma intervento successivo.

7) Le App devono funzionare!

È Bellissimo, creare delle App personalizzate ma, non fare diventare il tuo evento, una sorta di beta test da fare sui tuoi ospiti. Prova tu direttamente ciò che hai ideato e cerca di fare qualcosa che sia il più semplice possibile. Applicazioni complicate innervosiscono… soprattutto se poi non funzionano!

8) Le persone vorrebbero ascoltare e vedere

Soprattutto nel caso di eventi molto numerosi: verifica l’audio, il suono, il rimbombo delle sale e l’isolamento acustico. Verifica bene la leggibilità di slide, soprattutto da lontano.

9) Le persone mangiano!

Che sia con un catering (occhio alla scelta) o  con una convenzione al bar a fianco,  ricorda che lasciare le persone senza pranzo è veramente un grande errore (a meno che sia chiaramente specificato). Se decidi di organizzare l’evento in periferia e non è previsto nel costo un pranzo, abbi almeno lo scrupolo di verificare che nelle vicinanze ci sia una struttura, un bar, un ristorante fruibile facilmente e magari cerca di definire con loro delle promozioni. È nell’interesse di entrambi!

Avere la cultura nell’organizzazione di un evento significa essere preparato. Punto. Non ci sono se o ma. Non ci si improvvisa. Molti dicono di saper organizzare eventi, alcuni ci provano, pochi lo sanno veramente fare.

Organizzare un evento social è semplice se possiedi e sviluppi una cultura dell’evento

Possedere una “cultura dell’evento” significa avere ben chiaro nella testa che tu, il tuo ego e il brand per il quale stai lavorando passano in secondo piano rispetto al pubblico che parteciperà. Significa essere totalmente orientato a far sì che l’esperienza che queste persone vivranno grazie al tuo lavoro sia unica e positiva. Un evento, sia esso divertente o formativo, culturale o ludico deve essere indimenticabile.

Prima di cercare effetti speciali concentrati solo su una cosa, la più semplice: tu stai ospitando le persone e hai il dovere (oltre che l’obbligo) di farle sentire a proprio agio. Ricorda che il test migliore sei tu: trasformati nel tuo utente e vivi, percorri, prova, verifica, fai prove tecniche e di fruizione.

Così come ci ha ricordato Fabio Lalli “Il tuo evento è un prodotto e come tale deve essere trattato”.
Compreresti un prodotto scadente?
E allora perché organizzare un evento social e propinarlo ai tuo pubblico facendolo passare come il top del settore?