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Come usare i gruppi su WhatsApp? Esistono delle regole di buona educazione da applicare per utilizzare con efficacia questa applicazione? Sai che oggi puoi scegliere tra gruppi o liste broadcast su WhatsApp? La risposta in questo post che ti chiedo di leggere con attenzione.

Cos’è WhatsApp?

‘WhatsApp è una ‘semplice’ applicazione che permette di saltare finalmente l’uso degli SMS’. Se qualcuno qualche tempo fa mi avesse chiesto di spiegargli cos’era WhatsApp avrei detto più o meno così, ma oggi? Oggi le cose sono cambiate: posso interagire con WhatsApp dal mio desk grazie alla versione per Internet, posso condividere foto, video, messaggi audio, documenti, posso creare meravigliosi gruppi su WhatsApp con cui condividere ‘la qualunque’ con tante, tantissime persone. Posso in effetti creare una vera rete sociale attorno al mio account ecco perché oggi WhatsApp può in effetti essere considerato un vero social network.

Certo, rimane una grande, grandissima differenza con altri social network: stiamo parlando di un servizio di messaggistica, quindi quello che decidi di condividere è inviato direttamente alla persona (o alle persone) con cui interagisci. Anche WhatsApp prevede quindi regole di buon comportamento che siamo tutti invitati a seguire anche se spesso non sono considerate perché non conosciute. Ecco perché è importante la social education, l’educazione all’utilizzo di applicazioni e social network. Non sono regole scritte, non esiste un manuale, ma ci permettono di abitare un ambiente rendendolo utile. Ecco perché oggi, non ti parlerò di ‘come tecnicamente si apre un gruppo’ anche perché credo ormai sia una pratica che tutti conosciamo (e al limite c’è il mitico Aranzulla 🙂 ) io ti parlerò di un argomento a di poco spinoso: come ci si comporta nei gruppi su WhatsApp? 

Buona educazione e gruppi su WhatsApp: quando la cosa sfugge ‘leggermente’ di mano

La possibilità di creare dei gruppi su WhatsApp attorno a un tema è strategico:

  1. ti dovrebbero far risparmiare tempo (se ci fosse solo il commento di chi deve comunicare al gruppo e non i commenti ai commenti)
  2. dovrebbero favorire il dialogo (e non la nevrosi)
  3. dovrebbero essere ambienti utili e di scambio per le finalità per cui sono stati creati

E invece che succede? Che purtroppo per la mancanza di buone regole di comportamento spesso i gruppi su WhatsApp si trasformano in trappole tecnologiche che subiamo col risultato di creare una sorta di pessimismo cosmico attorno alla tecnologia e all’innovazione: ‘tutto è inutile’, ‘tutto è invadente’. Eppure se ci pensi bene non è l’applicazione, ma ancora una volta è l’uso che certi utenti ne fanno a essere il vero problema.

Vendi abbigliamento o alimenti naturali? Perchè non aprire diversi gruppi su WhatsApp!
Hai un interesse per un’associazione? Sei una mamma? Un papà? Aprite infiniti gruppi su WhatsApp! Poi, siccome al loro interno ci sono genitori che ‘non ci piacciono’, apriamone altrettanti senza le persone ‘X’… cosa ci vuole?! Esempi assurdi di come ci siamo sentiti in imbarazzo o infastiditi da certi atteggiamenti ne potremmo fare tutti, giusto? Allora cerchiamo di mettere in ordine errori più comuni e nei quali magari inconsapevolmente ci siamo cascati anche noi e consigli su come prevenirli per permettere ai tuoi gruppi su WhatsApp di essere delle oasi utili e costruttive.

Riflessioni e regole di buona ‘social education’ per gestire al meglio gruppi su WhatsApp

Ti farò una serie di domande e poi vedremo se e come agire in modo più corretto e elegante.

Crei uno o più gruppi su WhatsApp e, senza avvisare preventivamente le persone, le inserisci in questo calderone.

  • Domanda: perché io dovrei essere felice di essere inserita in un gruppo senza prima essere avvisata? No, per favore, la risposta non è ‘allora abbandona il gruppo’ perché questa è un’azione che sarei obbligata a eseguire dopo che tu hai deciso per me (e ammetto che è anche molto fastidiosa). Io non ti obbligo a uscire con me. Non ti prelevo da casa e ti metto in auto con altre persone che non conosci. Ciò che posso fare è invitarti a partecipare o chiedere se sei interessato a farne parte. Se ti da fastidio essere aggiunto ai vari gruppi su Facebook senza prima essere stato avvisato, perché non dovrebbe essere lo stesso anche su WhatsApp?

Il numero di telefono è un dato personale che un tuo amico, cliente, conoscente ha affidato a te ed è un dato personale protetto dalla legge sulla privacy (e dal buon senso…)

  • Quando crei un gruppo, tutti i membri vedono i numeri di telefono degli altri membri (anche tra coloro che non si conoscono): perché invadi la privacy altrui? Ci hai mai pensato?

Crei mega gruppi su WhatsApp composti da centinaia di persone senza dare spiegazioni.

  • Pubblichi post saltuariamente, non dai nessuna spiegazione, non moderi i commenti,  tutti scrivono ‘la qualunque’ ma non ricevono risposta: vuoi fare l’amministratore? Allora perché non amministri il tuo gruppo e assisti senza batter ciglio all’abbandono in massa?

Sai bene che ogni singolo post corrisponde a una notifica per l’utente che fa parte di un gruppo.

  • …sì, ok esiste la possibilità di silenziare gruppi e utenti, ma sappiamo benissimo che purtroppo alcuni gruppi non possono essere silenziati: perché se fai parte di un gruppo continui a inviare commenti, post, foto, video inutili e fuori tema? Credi che sia davvero utile il tuo post del ‘buongiornissimo caffè’ con l’ennesima e banalissima frase di Madre Teresa? …pensaci e rifletti…

Gruppi su WhatsApp: salvati! (con una bella Social Media Policy)

La Social Media Policy (SMP) (te parlo in questo VIDEO – post)  è la politica che si sceglie di seguire in un gruppo o su una pagina. Di fatto può essere un vero elenco di regole chiare e semplici alle quali attenersi e alle quali poter far riferimento. Serve anche ai community manager che gestiscono sui social media le pagine per conto delle aziende. In questo modo sanno precisamente che tone of voice usare, quando rispondere, come. La SMP quindi, per quanto è possibile, previene crisis management e soprattutto limita spiacevoli inconvenienti come il dover ricordare finalità di un gruppo. La SMP indica anche in quali casi un account può essere segnalato o bannato, cioè eliminato dal gruppo: questa scelta solleva l’amministratore da qualsiasi imputazione di favoritismi o eccesso di zelo. Ecco perché la SMP diventa quindi fondamentale anche nella gestione di un gruppo su WhatsApp.


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Amministratore o membro di gruppi su WhatsApp? Ecco i miei consigli per creare luoghi davvero utili e sereni

Come comportarsi quindi? Che tu sia membro (quindi aggiunto a un gruppo) o amministratore, ecco alcuni consigli che renderanno il tuo progetto di gruppo più interessante e ti indicheranno come comportarti. Da questi consigli potrai poi scrivere e sintetizzare la tua personale Social Media Policy che rappresenterà la linea guida di chiunque si relazionerà col gruppo.

  1. Seleziona con cura le persone che vuoi aggiungere.
    A meno che sia un gruppo in cui i membri si conoscono tra loro, seleziona bene le persone che credi possano essere interessate, soprattutto se stai creando un gruppo con fini commerciali. Creare gruppi numerosi in cui per la prima giornata si legge solo che il numero ‘123456879 ha abbandonato’ non è molto edificante. Non credi? Non ti chiedi se stai sbagliando qualcosa? Inserire molte persone in un gruppo è come taggare 100 persone su una foto… (dimmi che non lo fai!!)
  2. Avvisa con un messaggio personale la persona che vuoi aggiungere ai gruppi su WhatsApp chiedendo se desidera farne parte.
    Domandare è lecito, così come rispondere che non ne vuoi far parte! Il diritto non è nel potersi togliere da un gruppo, ma nel poter non farne parte fin dall’inizio! Il messaggio personale ti permetterà di spiegare in anticipo le regole del gruppo e il tema. Quella persona si sentirà rispettata e non avrà la sensazione di essere stata invasa o obbligata a far parte di qualcosa verso la quale non ha nessun interesse.
  3. Dai un nome al gruppo che lo identifica chiaramente.
    Usa anche un’immagine evocativa.
  4. Quando inserisci le persone, dai il benvenuto e ricorda loro la finalità e la policy del gruppo. 
    Come? Puoi preparare una piccola immagine da condividere con le regole da seguire che può essere inviata anche direttamente al nuovo membro. La stessa può essere usata per ricordare la policy in caso di ‘discussioni accese’ che si possono scatenare.
  5. Se amministratore? Dai un ritmo.
    Se stiamo parlando di gruppi a scopo promozionale (o magari stai usando la versione WhatsApp business), un’idea può essere quella di condividere un messaggio, un video, un contenuto solo in un particolare giorno o momento: ‘il consiglio del lunedì’. Questo permette di non essere troppo pressanti e di rassicurare i membri che riceveranno un contenuto/messaggio con una precisa periodicità.
  6. Sei amministratore? Amministra!
    Troppi gruppi sono abbandonati a se stessi: gestire un gruppo non è semplice, ma se decidi di farlo, fallo fino in fondo: rispondi, commenta, modera e, se necessario nel rispetto di tutti, banna!
  7. Ci diamo degli orari?
    Per esempio: possiamo prevedere che tra le 10:00 e le 7:00 del mattino la maggior parte delle persone che hanno un lavoro dormono o vogliono fare altro che non è di certo leggere messaggi su WhatsApp? Nella SMP perchè non inserire un orario preciso per il silenzio? (Sì, lo so che dovrebbe essere sottinteso, ma se è nata la necessità di questo post un motivo ci sarà!). Perché scrivi messaggi alle 2:00 di notte? Perché pretendi che alle 7:30 qualcuno debba averti già risposto? Perché?
  8. No al commentatore compulsivo: scegli il silenzio.
    Mi spiego meglio. Una volta che l’amministratore pubblica il contenuto, non è necessario che tutti i membri dicano grazie o commentino innescando trenini infiniti: ‘grazie, grazie a te, no grazie a voi…’. Se non è richiesta esplicitamente una conferma, una risposta o un commento specifico, non scrivere niente: spesso il silenzio è la miglior scelta. Ti ricordo nuovamente che ogni commento in più è una notifica per tutti. La prossima volta chiediti ‘è utile quello che sto scrivendo?’.
  9. Non sei su una chat personale
    ‘Uh che bello Maria ci sei anche tu… e come sta Giovanni?’ ‘OOOhhhh ciao Teresa! Bene bene e Daniele va ancora a scuola?’.
    Stai vivendo la ‘Carrambata della tua vita’? Fallo direttamente con la persona interessata e non nel gruppo: ti ricordo (sì nuovamente, lo so su questo sono particolarmente ridondante) che ogni commento è una notifica e, sinceramente, che Daniele vada o meno a scuola, visto che non vi conosco, non è che mi interessi molto…
  10. Finisci la frase e clicca invio!
    Cosa [invio] ti fa [invio] credere [invio] che [invio] cliccare [invio] invio [invio] ad [invio] ogni [invio] parola [invio] che [invio] scrivi [invio] sia [invio] normale?! [invio] Su questo punto direi che ogni commento ulteriore è inutile.
  11. Foto, immagini, video: solo se necessari!
    Son tanto carine le foto e le immagini o i video di orsetti, scritte e chi più ne ha più ne metta, ma perché senti l’impulso di doverli condividere ovunque? Oltretutto ‘pesano’ nella memoria del tuo telefono (se hai attivato l’opzione di archiviazione): sei sicuro siano utili al fine del gruppo?
  12. Aforismi, quotes e ispirazioni, messaggi della buonanotte, del buongiorno… ma basta!
    I gruppi su WhatsApp non sono la tua bacheca personale, mettitelo in testa. Se siamo nel gruppo di runner che si ritrovano al sabato a correre e il gruppo serve solo per indicare luogo e orario, che senso ha che ogni giorno copi e incolli frasi ad effetto o aforismi identici per dire ‘buongiorno’, ‘buonanotte’? Pensa se lo facessimo tutti, e siamo più di 50, non credi di utilizzare male la possibilità che ti è stata data, ovvero di essere in contatto diretto con altre persone?
  13. NON RAPIRE CONTATTI, AMICI E MEBRI con l’invio di note vocali da 5 minuti!
    Belle e comodissime le note vocali… ma evidenzio che, appunto, si chiamano ‘note’ vocali e non ‘sermoni’!  L’invio di una nota vocale da 5 minuti, è paragonabile a un sequestro! Sono esagerata? Pensaci bene: io devo necessariamente ascoltare tutto, sono ‘obbligata’ a farlo per poterti rispondere! Perché? Perché non chiami? …e se non mi hai trovato, non basterebbe una nota SINTETICA in cui mi chiedi di ricontattarti?

E se i gruppi su WhatsApp non fossero la soluzione adatta? Sai che esistono le liste broacast?

WhatsApp come tutte le piattaforme è costantemente in evoluzione. Ora è anche possibile creare delle liste broadcast alle quali inviare un avviso, un messaggio senza che gli altri utenti vedano i numeri degli appartenenti a quel ‘gruppo’ che hai creato tu. Per sapere cosa sono e come funzionano ho creato  questo post in cui ti spiego cosa sono, come crearle e usarle.

Connessione non corrisponde a relazione, ma la connessione è il primo passo per instaurare buone relazioni con altre persone (anche nei gruppi su WhatsApp!)

Spesso non ci rendiamo conto di quanto sia importante comunicare con educazione o quanto coinvolgere una persona sia realmente frutto di attività relazionali che forse non siamo più in grado di usare (più per pigrizia o perché proprio non ci si sofferma mai sul tema).
‘Eh, ma molti lo usano così’ non è una giustificazione: iniziamo a fare la differenza tornando all’ABC della Social Education perché veramente non se ne può più di chi usa la tecnologia in modo pessimo. Concordi?

 

 

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