Quali sono gli step fondamentali per organizzare un vero ‘evento social’? Molte aziende si affidano alla figura ‘social event planner’, un professionista dedicato che analizza l’esigenza dell’azienda, trova l’idea, crea il format, pianifica e gestisce la comunicazione pre e post evento. Nel caso di grandi eventi è davvero un supporto necessario, ma se anche tu volessi organizzare un piccolo evento social, da dove dovresti cominciare? Ecco alcune strategie di social media communication con piccoli e concreti accorgimenti che ti permetteranno di rendere il tuo evento social veramente unico.

Da dove partire per organizzare un evento social? Ti propongo 4 semplici step su cui riflettere

1 Organizza bene il tuo evento social

• Pianifica e usa al meglio le tue conoscenze, il tuo networking. La collaborazione sui social riduce di molto gli sforzi che prima dovevano essere fatti tramite mail o peggio, direttamente con inviti cartacei.
• Appena hai deciso il format dell’evento, coinvolgi le persone facendo vivere loro i preparativi. Fai votare, commentare o anche scegliere gli elementi che costituiranno il tuo evento social. Alcuni esempi? Il colore legato al tema della serata o chi preferiscono come speaker o guest.
• Crea un sito su cui iniziare a fare ‘respirare’ l’evento social: chi ci potrebbe essere? Come sarà? Pubblica immagini di tipo emotional e testi che incuriosiscano.
• Ricorda che un evento ha successo se avrà feedback positivi quindi scegli con attenzione i tuoi fornitori: fotografi, videomaker, catering, animazione, service audio. Non lasciare inesplorato nessun particolare. Essere meticolosi è fondamentale e ti salverà durante gli imprevisti (che ci saranno sicuramente). Ricorda infine che il budget è importante, ma conta la qualità.

2 Promuovi bene il tuo evento social

• Definisci un luogo virtuale attraverso il quale chiedere la conferma della presenza al tuo evento social. Pensaci bene perché si trasformerà in elemento strategico: per te sarà la lista dei partecipanti, per chi accoglierà il tuo invito sarà veicolo per verificare chi incontrerà durante l’evento. Può essere fatto direttamente sul sito o sui social tramite le funzioni ‘crea evento’ oppure tramite piattaforme specifiche. Le più famose sono Eventbrite o l’italianissimo Smappo. Fai attenzione, integra tutti i social media con la registrazione così da permettere la condivisione all’utente appena ha prenotato.
• È arrivato anche il momento di scegliere l’hashtag dell’evento che ti supporterà durante il live e ti permetterà in fase post evento di analizzare il tuo lavoro. Dovrà essere unico, sintetico.
• Rafforza la sensazione di attesa di un evento social unico, aiutandoti con strumenti come video, badge, foto dei preparativi. Se te lo stai chiedendo, ti dico subito sì, usa le selfie: coinvolgono e piacciono tantissimo (ma fallo con equilibrio!)

3 Favorisci l’esperienza live durante l’evento social

• Crea offerte particolari per chi interagisce, twitta o ha già partecipato a un’edizione precedente e vuoi premiare, fallo sapere, twitta, posta e comunica.
• Considera la possibilità del live streaming: se hai lavorato bene favorendo le aspettative, ti stupirai di come anche chi è lontano partecipi. Il ‘volevo esserci, ma non ho potuto’ spesso incolla al web molte persone. Internet abbatte le distanze, non far sentire le persone escluse. Coinvolgile quindi, anche se lontane e non possono partecipare al tuo evento social..
• Provvedi a ogni supporto necessario per i tuoi ospiti: dalle cose più concrete come spazi accoglienti, servizi, percorsi per la visita, servizi wifi (RIPETO: SERVIZI WIFI), guardaroba. Si devono sentire a loro agio. Più saranno liberi di vivere l’esperienza più saranno soddisfatti.

4 Estendi, grazie ai social network, il valore del tuo evento social

• Crea una gallery foto e video appena l’evento sarà terminato e non far passare troppo tempo. Quello è il momento in cui le persone sono ancora coinvolte emotivamente.
• È stato un evento professionale? Bene condividi anche la presentazione dei relatori attraverso slideshare. Le persone lo apprezzano molto e se saranno state create correttamente (con logo evento ad esempio) sarà un ennesimo canale strategico di promozione.
• Chiedi feedback e condividi i commenti. Al termine dell’evento hai consegnato un format per verificare la soddisfazione? Ricorda che i tuoi ospiti spesso notano situazioni che tu, pur avendo avuto il massimo scrupolo, non hai considerato. Ringrazia e gestisci al meglio anche chi criticherà qualcosa. Non sei perfetto e solo così puoi migliorare.
• Mantieni infine un coinvolgimento della community nel tempo costante: vedo troppe pagine abbandonate a se stesse. Se l’evento social si è concluso e non intendi replicare o sviluppare la community meglio essere trasparenti e dare l’appuntamento al prossimo evento e su altri schermi.

Credi mi sia dimenticata qualcosa? Qual è la tua esperienza con gli eventi social?
Qual è la mancanza più grande che hai percepito nell’ultimo evento social a cui hai partecipato?
Parliamone e miglioriamo insieme, che ne dici?