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La Social Education impone di seguire regole di bon ton digitale che aiutano tutti gli utenti a vivere meglio l’ambiente dei social network: la Social Media Policy diventa così il documento principe senza il quale è impossibile pensare di gestire serenamente un gruppo o una community. Ma cos’è e soprattutto come scrivere una Social Media Policy efficace?

Cos’è una la Social Media Policy?

Prima di capire come scrivere una Social Media Policy efficace, è importante fare chiarezza su cos’è precisamente e cosa si intende per Social Media Policy.
La Social Media Policy (o SMP) nasce come documento con valenza legale. Usata da aziende o dagli amministratori di gruppi o community online tutela l’impresa e gli stessi utenti da qualsiasi problema dovesse verificarsi.

Esiste per questo motivo la Social Media Policy ‘interna’ che dà le direttive per  la relazione tra azienda/dipendenti o amministratori di un gruppo (in caso di imprese vengono anche stilate da professionisti specializzati e legali);  e la Social Media Policy ‘esterna’ che detta le regole di comportamento e gestione tra azienda/utenti esterni o amministratori/membri di un gruppo.

Scrivere una Social Media Policy efficace non corrisponde quindi a copiare le regole delle diverse piattaforme social. Sono semplici regole di buon senso o limiti definiti in base agli interessi di quella specifica pagina o gruppo. Il fine è tutelare tutti gli interessati in caso di rischi o problemi che possono trasformarsi in boomerang e danni collaterali per la buona reputazione aziendale o per il quieto vivere di un gruppo.

In questo post, non ti parlerò quindi della Social Media Policy ‘interna’, ma ci concentreremo su quella ‘esterna’ perché anche se non rappresenti un’azienda è importante crearne una. Ti basterà seguire poche indicazioni per scriverla e vedrai che man mano ti troverai di fronte alle diverse situazioni o problematiche, farai esperienza e l’aggiornerai costantemente. Scrivere una Social Media Policy efficace aiuterà il tuo lavoro filtrando a priori molte discussioni e perdite di tempo, ti supporterà facilitando le relazioni online e la buona riuscita dei tuoi progetti.

Come scrivere una Social Media Policy efficace in 7 punti

Escludendo quindi a priori il caso aziendale per il quale ti consiglio di rivolgerti a un esperto, per scrivere una corretta Social Media Policy esterna fai-da-te per un gruppo o una pagina che gestisci, servono alcuni elementi essenziali che mixino rigidità, consigli e chiarezza.
Non ti devi infatti ‘elevare’ a ruolo di censore o di paladino della social-giustizia. Oltretutto essere troppo rigidi non è un atteggiamento molto social… Il fine di una Social Media Policy è propositivo perché nasce nell’interesse di tutti. Partendo dal presupposto che credo sia inutile evidenziare che volgarità, violenza verbale, contenuti intimidatori non sono mai accettati e giustificabili (e non dovrebbe nemmeno essere necessario specificarlo nella policy, ma ahimè conosciamo bene il web), ecco tutti gli elementi che dovrai attentamente valutare.

  1. Descrivi il focus della pagina o della community
    Quali finalità ha, perché è nata, a chi si rivolge? Banalmente: se è una community per donne bionde, e io sono mora, a priori saprò che non posso farne parte.
  2. Dichiara chi la gestisce: chi sono gli amministratori?
    Chi risponde a nome dell’azienda? Chi è l’amministratore del gruppo? Nel primo caso può semplicemente essere indicato che esiste uno staff dedicato, nel secondo caso risulta strategico inserire il nome e il cognome perché nel caso di gruppi con molti utenti può anche aumentare la propria reputazione digitale.
    Nei gruppi Facebook, gli amministratori sono segnalati automaticamente con una piccola icona.
  3. Dai una motivazione specifica
    Perché si è voluta specificare una Social Media Policy? Che obiettivi ha? Perché porta valore al gruppo?
  4. Definisci bene le regole di comportamento
    Scrivi chiaramente cosa si accetta e cosa no: senza se e senza ma.
  5. Specifica molto bene (ma… bene bene bene) l’elenco di azioni e comportamenti non ammessi
    Man mano che gestirai il gruppo i casi e gli esempi saranno lampanti. Inserisci ogni singola azione che il gruppo non accetta: patti chiari, amicizia lunga.
  6. Scrivi un elenco delle conseguenze che saranno applicate
    Sarà importante chiarire i vari livelli di reazione che gli amministratori adotteranno rispetto alla gravità dell’azione commessa: dalla semplice ripresa dell’utente con eliminazione del post, al ban (espulsione e blocco dell’utente), alla segnalazione alle autorità competenti. Per la serie ‘alla prima te la concedo, poi non scappi!’
  7. Consigli sul comportamento da tenere
    Per non trasformarti nel ‘signor no’ della situazione e per favorire un ambiente positivo al fine di aumentare le interazioni con altri membri nel gruppo, suggerisci accorgimenti e consigli da usare, come ad esempio il tone of voice più gradito, il tipo di contenuti, lo stile comunicativo per farsi accettare meglio dal gruppo. Queste indicazioni saranno molto preziose per i nuovi utenti.

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Dove e come comunicare la tua Social Media Policy?

I luoghi prediletti e più comuni per pubblicare una Social Media Policy in un gruppo sono tre:

  • nella descrizione del gruppo (se invece gestisci una pagina potrai fare riferimento alla Social Media Policy nella descrizione più lunga della pagina)
  • nel primo post che generalmente viene ‘fissato’ in alto alla pagina
  • nei documenti condivisi (se la funzione è presente)

Questo però non è possibile in tutte le tipologie di gruppo.
E per Whatsapp come scrivere una Social Media Policy efficace? Anche se non parliamo di vera e propria Social Media Policy, ma di una policy (Whatsapp non è un social network, ma un’applicazione per la messaggistica istantanea), quello che ti consiglio di fare in generale per qualsiasi gruppo che tu ti trovi a dover gestire, è di salutare i nuovi membri con un messaggio di benvenuto (in gergo ‘welcome post’). In questo messaggio, se sei all’interno di una piattaforma social fai riferimento esplicito alla descrizione, al primo post e linka se possibile al documento condiviso; in caso di Whatsapp il documento potrà essere inviato come allegato o personalmente al nuovo membro.

Un’ultimo consiglio: prepara anche qualche immagine con le regole principali, magari rendile spiritose con figure come una ‘maestra bacchettona’ o numerale, così da smorzare l’effetto Signorina Rottermaier. Pubblicale saltuariamente: aiuteranno tutti gli utenti, vecchi o nuovi, a ricordare le direttive del gruppo.

Ecco fatto, scrivere una Social Media Policy efficace non è semplice, ma nemmeno impossibile: certamente è necessaria e te ne renderai conto soprattutto quando inizierai a gestire i commenti, ma grazie alle regole chiare condivise sarà tutto mooooooooolto più fluido. Fidati! 😉

 

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